Vestnes kommune risikerer å gå glipp av tilskot til frivilligsentralen. Årsaken er at søknaden om tilskot vart sendt inn for seint. Fristen var 30. november. Vestnes kommune sendte søknaden ein dag for seint.
Avslaget vart sendt til Vestnes kommune 5. januar. I avslaget viser Lotteritilsynet, som deler ut tilskotet, til at søknaden vart sendt inn for seint, trass i at Vestnes kommune var kjent med fristen.
– Søknadar skal sendast innan søknadsfristen. Fristen for å sende inn søknad om tilskot til frivilligsentralar for driftsåret 2024 var 30. november klokka 13.00. De hadde dialog med to tilsette hos oss kort tid etter søknadsfristen, og sendte søknad til postmottaket vårt 1. desember. De har med andre ord ikkje overhalde søknadsfristen, skriv Lotteritilsynet.
Vurderte godkjenning
Trass i at søknadsfristen ikkje var overhalden har Lotteritilsynet vurdert om dei likevel skal godkjenne søknaden. Dette vert gjort etter forvaltningslova paragraf 31 om fristoversitting. Dersom den som søker ikkje kan lastast for at fristen ikkje vart overhalden kan Lotteritilsynet dermed likevel godkjenne søknaden.
Det meiner dei ikkje er tilfellet i Vestnes kommune sin situasjon. Dei understrekar at dei berre unntaksvis handsamar søknadar som er for seint inkomne.
Vestnes kommune har oppgitt i søknaden at det mellom anna skuldast sjukmelding og svikt i ulike prosedyrar.
Dette aksepterer ikkje Lotteritilsynet som god nok grunn, og vurderer det slik at fristen ikkje vart halden på grunn av itnerne forhold som Vestnes kommune har ansvaret for.
– Kommunen må sjølv sikre gode rutinar for handtering av søknadsfristar. Dette gjeld også i periodar med avvik frå normal drift, som til dømes ved sjukdom hos tilsette. Vår vurdering er difor at det er Vestnes kommune sitt ansvar at søknaden vart sendt for seint. Me har forståing for at tilskot er viktig for kommunen og at ei avvising av søknaden kan få konsekvensar for drifta av frivilligsentralen. Samstundes er det slik at alle som av ulike årsakar vert forhindra frå å søke innan fristen vil kunne rammast økonomisk. Me legg vekt på likebehandling, og slik me ser det står ikkje Vestnes i ei særstilling. Me kan heller ikkje sjå at det er andre særlege grunnar til å handsame søknaden, skriv Lotteritilsynet.
I sin søknad skriv Vestnes kommune at det har vore ein kritisk prosedyresvikt knytt til backup for leiarfunksjonar når mellomleiarar i små driftseiningar er fråverande over lengre tid. Fristen vart oppdaga nokre minutt før utløp, og einingsleiar i kultursektoren gjorde eit forsøk på å logge inn og sende søknaden innan fristen. Men på grunn av utfordringar knytt til tilgangar, brukarkontoar og liknande var ikkje det mogleg før søknadsportalen var stengt.
Kritisk for sentralen
Dersom Frivilligsentralen ikkje får innvilga søknaden om tilskot, vil det bety «vere eller ikkje vere».
– Utan denne støtta vil me ikkje kunne oppretthalde drifta av sentralen. Me vonar difor at de vurderer søknaden på lik linje med andre mottekne søknadar. Alternativet dersom me ikkje får denne støtta tør me ikkje tenke på, står det i søknaden.
Vestnes kommune opplyser tysdag ettermiddag at tilskotet som kan glippe er på 450.000 kroner for 2024.
– Dersom vår klage ikkje vert tatt til følgje, kan me gå glipp av om lag 450.000 kroner. I høve konsekvensen vil det bli vurdert i første tertialrapport. Der ser me økonomien samla og vurderer om det blir naudsynt å setje inn tiltak, skriv kommunalsjef for oppvekst og kultur, Ronny Engan til Vestnesavisa.
NB.
I ein tidlegare versjon av sak skreiv Vestnesavisa at dagleg leiar ved frivilligsentralen hadde prøvd å logge inn for å sende søknad utan å lukkast då det vart oppdaga at fristen heldt på å løpe ut. Det var ikkje korrekt. Det var einingsleiar i kultursektoren som prøvde å logge inn, men som fekk utfordringar med tilgangar og brukarkontoar.